La Asociación de Cazadores Profesionales de Namibia (NAPHA) sugiere a los organizadores de safaris que envíen por fax o por correo a sus clientes dicha copia de antemano. Si por cualquier razón al cliente no le han remitido el permiso, el organizador o quien le recoja a la llegada deberá llevar consigo la copia del permiso al aeropuerto. Esa copia deberá ser mostrada a los agentes de policía en la sala de llegadas y es necesaria para poder recibir el permiso de importación de los rifles.
NAPHA avisa que debido a la urgencia de esta nueva situación y a la poca antelación respecto a los cambios que representan las nuevas condiciones, se distribuya por favor esta información a todos los amigos y gente que trabaje en la industria de la caza de trofeos a fin de facilitar este proceso y hacer el cambio lo más suavemente posible, especialmente para los clientes, ya que se enfrentaran a la situación en el puerto de entrada, recordando también el enviar a los clientes la carta de invitación con el propósito de caza de trofeos donde se indique el nombre del rancho y el número.